זומנתם לשימוע בפני ועדת המכרזים? הכירו את ההליך ואופן ההתנהלות במסגרתו
עו"ד דוד רן־יה
אחת הזכויות החשובות במעלה בדיני מכרזים היא זכות טיעון – מדובר בזכות הקנויה למשתתף במכרז אשר עלול להיפגע מהחלטה של ועדת המכרזים. כדי שזכות הטיעון תמומש כהלכה ולא "מהפה אל החוץ" על הרשות המנהלית לפעול על פי כללים מוגדרים כפי שנקבעו בפסיקה של בתי המשפט לעניינים מנהליים ובית המשפט העליון. לגבי זכות זו קבע בית המשפט העליון (כבוד השופט אהרון ברק בבג"צ 656/80 אבו רומי נ' שר הבריאות, פ"ד לה(3) 185, 189 (1981) כי מדובר בזכות שמשמעותה מתן הזדמנות נאותה להגיב טענות כנגד מי שזומן לשימוע, וכי אין מקיימים כהלכתה את זכות השמיעה, אם אין מפנים את תשומת לבו של מי שזומן לשימוע למידע, שנתקבל בעניינו, ומאפשרים לו להגיב עליו כראוי.
זכות הטיעון בדיני מכרזים היא תמונת הראי של חובת השימוע החלה על ועדות מכרזים כל אימת שאלו עשויות לקבל החלטה העלולה לפגוע בזכות של מציע במכרז.
הטעמים לזימון לשימוע במכרזים הם רבים ומגוונים, החל מטענות בדבר "ניסיון קודם רע" של הרשות עם המציע ; חשד לתכסיסנות בהגשת ההצעה ; חשש לטעות של המציע ; חשש להבנה מוטעית של נושא המכרז ; אי סבירות של ההצעה הכספית ; חשש לפגיעה בזכויות עובדים במקרה של מכרזי עתירי כוח אדם וכיו'. כל אלו עלולים להביא לפסילת הצעתכם במכרז או לפגוע בזכות כלשהי של המציע.
למשרדנו ניסיון רב בליווי וועדות מכרזים ושימועים של גופים מנהליים לרבות רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות, משרדי ממשלה וכיו'. מתוך הניסיון והידע שצברנו, מתוך עשרות רבות של שימועים שביצענו יחד עם הרשויות המנהליות, מצאנו לנכון להביא בפניכם מידע שעשוי לסייע בעדכם לצלוח את הליך השימוע בהצלחה.
דגשים להליך שימוע בפני ועדת מכרזים:
הכרת נושא השימוע טרם קיומו וניתוח הסיטואציה המשפטית בפניה עומדת ועדת המכרזים:
כאמור לעיל, טרם קבלת החלטה שיש בה כדי לפגוע בזכות של משתתף במכרז, על ועדת המכרזים לזמנו לשימוע וליתן לו את הזכות להשמיע את טענותיו.
במסגרת הזימון לשימוע, חלה על הרשות המנהלית החובה לפרט בפני מי שזומן לשימוע, בכתב, את הסיבות אשר בגינן זומנתם לשימוע וכן לפרט את הסנקציה או התוצאות האופרטיביות של החלטת ועדת המכרזים בעניין.
הפסיקה אוסרת על עורכי מכרזים "להפתיע" את הגוף אשר עומד בפניה לשימוע בסוגיות לא פורטו בפניו קודם לכן. ככל שבמסגרת הזימון לשימוע לא פורטו הנושאים שיועלו במסגרתו, יש לדרוש מהרשות לפרט את הנושאים כאמור טרם ההגעה לשימוע.
עם קבלת מכתב הזימון לשימוע ניתן להבין את נושא השימוע והנושאים המטרידים את וועדת המכרזים ו/או בעלי התפקיד ברשות. משעה שהצלחתם להגיע אל לב הבעיה בה נתקלה הרשות, ניתן לתכנן את האסטרטגיה המתאימה ביותר להתנהלות מוצלחת בשימוע.
כיצד להתמודד עם סוגיות שלא הוצגו קודם:
ככל שבמהלך שימוע עולות סוגיות או שאלות אשר לא פורטו בפניכם קודם לשימוע, עדיף לדרוש כי עניין זה (של הצגת סוגיות חדשות) יוזכר בפרוטוקול השימוע, וככל שיש צורך, לבקש להשיב על השאלות כאמור בכתב לאחר השימוע או לדרוש זימון לשימוע נוסף. הואיל ולתשובות שתתנו ישנה השלכה מעשית על החלטת ועדת המכרזים מומלץ שלא "לשלוף" תשובות אלא להכינן מראש תוך מחשבה תחילה.
הכירו את כללי המכרז בעצמכם:
גם אם הגעתם מיוצגים באמצעות עורך דין או מומחה או יועץ כלשהו, לעיתים חברי וועדת המכרזים יבקשו תשובה מנציגי המציע בעצמו. משום כך ישנה חשיבות להכרת כללי המכרז והסוגיות שמטרידות את וועדת המכרזים. אין מניעה לתת תשובה קצרה ולאחר מכן להעביר את שרביט הדיבור לאחד המייצגים.
העברת המסר צריכה להיות עניינית פשוטה ומקצועית:
במרבית המקרים חברי וועדת המכרזים עצמם אינם אנשי מקצוע המומחים או עוסקים בתחום המכרז אליו ניגשתם, אף על פי כן, דעתם היא בסופו של דבר הקובעת. אנו ממליצים לענות על שאלות חברי הועדה באופן פשוט להבנה (גם למי שאינו מגיע מתחום העיסוק) ובצורה מקצועית ועניינית.
הגיעו עם מומחה:
ככל שהשימוע עוסק בנושאים כספיים או כלכליים או מקצועיים אחרים, רצוי ועדיף להגיע לישיבת השימוע בליווי איש מקצוע מומחה. ניתן להגיע עם איש מקצוע מטעם המציע או כלכלן/רו"ח חיצוני לצורך מתן תשובות לעניינים אלו.
הגיעו לשימוע עם ייעוץ משפטי:
ניתן ורצוי להגיע לשימוע בליווי ייצוג משפטי יחד עם עורך דין המומחה בדיני מכרזים והמכיר היטב את כללי המכרז אליו ניגשתם. מעורבות של עורך דין מומחה לדיני מכרזים כבר בשלב הזימון לשימוע עצמו, עשויה להיות קריטית להמשך ההליך המכרזי.
וודאו שהטיעונים שהצגתם נרשמו כראוי בפרוטוקול השימוע:
בתום הדיון יש לבקש עותק מפרוטוקול השימוע על מנת לוודא כי אכן כלל הדברים החשובים שהעברתם בעל פה, הוטמעו ותועדו בפרוטוקול השימוע – לעיתים קיים מרווח זמן מספיק בין השימוע לקבלת החלטה על מנת להביא לשינוי בפרוטוקול, העשוי להשפיע על קבלת ההחלטה עצמה ולעיתים הפרוטוקול מוצג בפני הערכאות המשפטיות כראיה לתוכן הדברים שנאמרו בשימוע.
משרדנו עוסק בליווי רשויות מנהליות לרבות רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות ומשרדי ממשלה במכרזים שונים אותם הם עורכים לרבות ליווי של וועדת המכרזים. בנוסף, משרדנו מייצג מציעים במכרזים אל מול רשויות מנהליות בהצלחה לא מבוטלת.
** האמור אינו מחליף ייעוץ משפטי פרטני ובכל מקרה מומלץ להיוועץ בעו"ד מומחה בתחום המכרזים לפני ביצוע כל פעולה – האחריות בשימוש בתוכן המאמר הינו באחריות הקורא.
