היערכות לקראת יישום חוזר מנכ"ל 8/2016 – נוהל התקשרויות בפטור ממכרז לעבודה הדורשת ידע ומקצועיות מיוחדים
עו"ד דוד רן־יה
הופץ חוזר מנכ"ל משרד הפנים 8/2016 במסגרתו פורסם הנוהל שבכותרת אשר עתיד להיכנס לתוקף החל מיום 1.1.18. (מועד כניסתו לתוקף של הנוהל נקבע במקור ליום 1.6.17 אולם ביום 23.5.17 פורסם סיכום ישיבה המעדכן את הנוהל) – על דחיית מועד יישום הנוהל ועדכונו – לחץ כאן. ביום 3.7.17 פרסם משרד הפנים עדכון לנוהל – לעדכון לחץ כאן.
רשויות מקומיות רבות כבר החלו להיערך לקראת יישומו של הנוהל ואנו ממליצים להיערך בהקדם על מנת להימנע מביקורת או הליכים משפטיים מיותרים.
משרדנו החל לסייע למספר רשויות מקומיות להיערך לקראת יישומו של הנוהל, מניסיוננו, מעבר לאחריות מנכ"ל הרשות המקומית להקים את וועדת ההתקשרויות – הכנות הבסיס לקראת יישומו של הנוהל הן מורכבות, מצריכות מספר פגישות, לרבות מיפוי צרכי הרשות ועשויות להימשך מספר חודשים לא מבוטל.
לטעמנו, קיימות פעולות בסיסיות שיש לבצע לצורך יישומו של הנוהל, תוך ביצוע התאמות לגבי כל רשות ורשות בהתאם לצרכיה, גודלה וכיו':
שלב א': עריכה של נוהל עירוני מוסדר תוך התאמת הוראות נוהל משרד הפנים לרשויות המקומית ובכלל זה יכללו לכל הפחות הנושאים הבאים:
מינוי וועדת ההתקשרויות על ידי מנכ"ל העירייה אשר תהא שותפה להליכים המקדמיים לקראת הקמת מאגרי היועצים השונים.
מינוי מזכיר/מרכז וועדה וסמכויותיו לרבות – הבטחת קיומם של ההליכים המוסדרים בנוהל, לרבות כלל הפרסומים באתר האינטרנט מכוחו, עריכת פרוטוקולים, ריכוז הצעות וכיו'.
מינוי וועדות משנה לוועדת ההתקשרויות או הסדרת אופן פעולות וועדות המשנה (ככל שוועדת ההתקשרויות מוצאת לנכון למנות וועדות משנה).
פירוט אבני הדרך שיש לבצע בכל התקשרות.
סדר עבודת וועדת ההתקשרויות, מועדי התכנסות, אופן קבלת החלטות וכיו'.
שלב ב': אישור הנוהל המוסדות המתאימים ברשות (בהתאם לסדרי העבודה של כל רשות).
שלב ג': ניתוח צרכי הרשות מבחינת יועצים/מומחים בתחומים השונים, מתוך מטרה ליישם את הוראות נוהל משרד הפנים ביעילות.
שלב ד': כינוס ישיבה ראשונה של וועדת ההתקשרויות במסגרתה תבוצענה, לשם המחשה, הפעולות הבאות:
קבלת החלטה על הקמת מאגר ו/או מאגרי משנה מסוגים שונים בהתאם לניתוח צרכי הרשות והניתוח שבוצע לעיל, תוך שמירה על גמישות בכל הנוגע לתצורת המאגר.
קבלת החלטה לגבי אופן ניהול המאגר בהתאם להוראות נוהל משרד הפנים לרבות עדכון המאגר.
קביעת תנאי סף למאגרי משנה מסוימים וקביעת נוהל חריגים.
קביעת תצורת פניה לבעלי המקצוע המצויים במאגר (לרבות יצירת טפסים גנריים לשימוש יחידות הקצה ברשות).
קביעת אופן הבחירה (באופן כללי) ו/או קביעה כי הוועדה תחליט על אופן הבחירה בכל התקשרות והתקשרות בהתאם לצורך.
שלב ה': הכנת מסמכים לפרסום הקמת המאגרים באופן פומבי, לרבות ניסוח התנאים לכניסה למאגר, זכויות וחובות הגופים המצויים במאגר עצמו, עדכון המאגר מעת לעת, פתיחת או סגירת מאגרי משנה לפי הצורך, הטמעת נוהל חריגים וכיו'.
(כמובן שישנן פעולות רבות והוראות מיוחדות אחרות שיש להטמיע במסמכים הנ"ל והאמור לעיל הוא בגדר דוגמאות להמחשה בלבד).
שלב ו' – יידוע הגורמים הרלוונטיים ברשות ומתן הנחיות כיצד על יחידות הקצה והגורמים הרלוונטיים לפעול החל מיום 1.6.17 (אנו ממליצים לבצע הדרכה פרונטלית).
כאמור לעיל, הזמן קצר והמלאכה מרובה, מניסיוננו עד כה עם רשויות מקומיות, גם במסגרת התהליכים המקדמיים הללו עולות שאלות טובות מעולם המעשה ומומלץ להקדים ולבצע את הפעולות הללו לצורך שמירה על דרישות הדין.
** האמור לעיל אינו בגדר ייעוץ משפטי והוא מהווה את דעתנו באשר לאופן ההתנהלות וההכנות הרצויות שיש לבצע לקראת כניסתו של הנוהל לתוקף.
לשאלות או הבהרות ניתן לפנות אלינו בלחיצה כאן או לפנות אלינו בדוא"ל לכתובת: david@drylaw.co.il
נשמח לענות לשאלותיכם.
